Controlar el costo total de propiedad (TCO) y evitar posibles casos de fraude relacionados al uso excesivo de combustible y al kilometraje es una tarea habitual para cualquier gerente de flota. Aunque sea una tarea desafiante que exija el uso de tecnologías como la telemática y las tarjetas de combustible, se puede cumplir conociendo las leyes locales de protección de la privacidad y teniendo un buen equipo.
Los programas telemáticos han aumentado en la industria del transporte. Los beneficios incluyen un mejor comportamiento del conductor, productividad, eficiencia, rendimiento del vehículo, gestión de mantenimiento, seguridad y control de fraude, todo lo cual ayuda a reducir los costos.
Fraude en la flota y el impacto en el costo
Es común que entre las irregularidades del uso del vehículo los conductores tomen rutas alternativas o caminos más largos, y esto puede traducirse en demoras excesivas en las entregas. Pese a que no son infracciones muy graves, sí le cuestan a la empresa.
La declaración errónea de los gastos de combustible es otra infracción, difícil de detectar ya que es prácticamente imposible obtener de forma regular el verdadero kilometraje de un auto, excepto cuando se lleva para mantenimiento. Excepcionalmente ocurren falsificaciones de los servicios de reparación y mantenimiento. Es por esto que las reparaciones y el mantenimiento no deben realizarlos los conductores. Usando una empresa de gestión de flotas se puede reducir el riesgo ya que haría parte del presupuesto acordado ya incluido en el alquiler.
Muchos fraudes pueden evitarse detectando el consumo excesivo de combustible y el kilometraje excesivo. Los gerentes y sus proveedores de arrendamiento hacen esto usando varios tipos de informes, comparando comportamientos extremos con promedios. Sin embargo, estos informes pueden sufrir retrasos y el kilometraje puede no estar siempre actualizado. Como consecuencia, esto puede limitar el control real de los costos, por lo que es vital desarrollar un proceso simplificado.
Usando tarjetas de combustible y telemática
El costo de energía o combustible es una parte sustancial del TCO (25 a 30% en promedio) y un potencial riesgo de fraude.
Las tarjetas de combustible están vinculadas a un vehículo específico y ofrecen algunos parámetros de control que pueden reducir fraudes. Por ejemplo, se puede definir el tipo de combustible que se utilizará e impedir el abastecimiento de combustible durante ciertos períodos (por ej. fines de semana, horas no laborables). Además de las lecturas del odómetro, algunos parámetros incluyen el rastreo de km/ litro, el intervalo de tiempo entre las recargas del tanque, el número de transacciones por día, la creación de límites del uso de la tarjeta y el control de la red de estaciones de servicio en que se usa. Con esta información se pueden crear parámetros de control para los que usan más combustible, garantizando la coherencia entre el combustible utilizado y la distancia recorrida. Hoy en día, los gerentes de flotas pueden cruzar los datos de combustible y kilómetros provenientes de los softwares de combustible y de telemática para sacar las conclusiones correctas.
En términos de kilometraje, las soluciones con telematics pueden proporcionar información inmediata, posibilitando crear informes y comparar el consumo de combustible con las recomendaciones del fabricante, llenados irregulares, etc. Además, los registros de tiempo pueden informar cuándo se ha utilizado el automóvil de la compañía y el kilometraje recorrido fuera del horario laboral.
Telemática y legislación
Un tema no menor son las leyes de protección de datos. Si bien la prevención del fraude es esencial en la gestión de flotas debemos conocer los límites. Antes de implementar la telemática, debes conocer las leyes de privacidad y protección de datos y saber manejar la gran cantidad de información que recibas para que puedas desarrollar los KPI apropiados.